Hoe overleef ik mijn inbox?

Bent u ook minstens een halve dag kwijt aan het lezen en beantwoorden van mails? Met deze tips krijgt u de controle over uw inbox weer terug.

In zijn boek ‘Hoe overleef ik mijn inbox?', dat deze maand is verschenen, geeft Jim Stolze allereerst een verslag van zijn internetloze maand. Daarna volgen 31 praktische tips voor een 'gelukkiger online leven'. MT zocht er alvast een aantal voor u uit.

Beperk het inkomende verkeer:
Zet alle of bepaalde notificaties van sociale netwerken uit. Voor u het weet krijgt u drie keer per dag berichten van iemands verjaardag (Hyves), een wall tot wall bericht (Facebook) en de laatste netwerk updates (LinkedIn).
Schrijf zelf betere e-mails. Stuurt u eenregelige, onduidelijke e-mails? Dan weet u zeker dat u weer berichten terugkrijgt. Wees duidelijk wat u doet, als het een vraag betreft. Vergelijk de antwoorden: ‘Ja, dat zal ik doen' en ‘Ik heb het gedaan'.
Bekijk elke mail die binnenkomt maar één keer. Gooi ze niet direct in een van uw mapjes. Denk na en beslis: moet ik hier iets mee, zit hier een actie aan vast, moet ik het bewaren of kan ik het weggooien? Daarna komt het organiseren van die beslissing in lijsten en mappen.

Stel een e-mailprotocol in:
- Denk groter dan uw eigen inbox. Als ondernemer met personeel bent u in de gelegenheid om bepaalde richtlijnen op te stellen. Zoals deze:

Mailen ja:

• Distributie van een word-document
• For Your Information. Zet dan in de onderwerpregel ‘ter kennisgeving'
• Enabler. Documenten versturen ter voorbereiding op een meeting
• Time shifting: u heeft niet direct antwoord nodig, maar de ander moet het wel weten
• Delegeren (soms)
  

Mailen nee, maar: smsen, bellen of langsgaan:

• Boosheid, teleurstelling of een andere emotie uiten
• Een spoedje
• Een geheim
• Veel te vertellen
• Delegeren (soms)

Maak een kantoorpadvindersboek, waarin in de onderwerpregel een codeletter wordt toegevoegd. Dan is in één oogopslag duidelijk wat de ontvanger moet doen. A staat bijvoorbeeld voor Actie vereist, I voor ter Informatie, R voor Reactie gewenst op termijn en D om een Datum te prikken.

Geen cc aub. U heeft misschien al een filter ingesteld, waardoor de cc-berichten in een apart mapje terecht komen. Dat scheelt al een hoop, maar daarmee is het probleem niet verholpen. Stel eisen aan het gebruik van cc of verbied het.

Benieuwd naar het boek van Jim Stolze? U kunt het hier bestellen.